FOLHA DE PAGAMENTO - CUIDADOS NAS PARAMETRIZAÇÕES

A folha de pagamento de uma empresa envolve inúmeras parametrizações que influenciam diretamente no resultado final da área de Departamento Pessoal, ou seja, no número de erros ou acertos apurados no processamento de uma folha de salários pode ser uma "pedra no sapato" para muitos profissionais da área.

Estes erros podem ser de caráter interno, envolvendo os valores pagos ou descontados dos empregados, ou externo, envolvendo os encargos sociais recolhidos indevidamente para as entidades arrecadadoras de tributos e contribuições.

Muitas empresas buscam informatizar a operação do processamento da folha de pagamento, adquirindo o software de outras empresas especializadas no ramo com o objetivo, como qualquer outro meio de informatização, de ganhar tempo, reduzir custos na operação e eliminar possíveis falhas humanas.

Normalmente estes softwares são desenvolvidos com características padrão, de modo a atender ao maior número de empresas clientes, independentemente do número de empregados ou da atividade que a empresa desenvolve.

No entanto, há determinadas situações em que os softwares acabam não atendendo todas as necessidades específicas da empresa, a qual apresenta peculiaridades em relação a determinadas verbas ou determinados tipos de pagamentos, que não estão abrangidas pelo sistema.

Na maioria das vezes as verbas salariais calculadas acabam influenciando nos resultados de outras verbas e tudo isso é estabelecido (no que tange ao sistema de folha), através de parâmetros.

Parametrizar nada mais é que representar por meio de parâmetros. É estabelecer, por exemplo, quais as incidências tributárias que determinada verba irá sofrer (INSS, FGTS, IRF), ou ainda, quais verbas serão base de cálculo de outra, como as horas extras (com os diversos percentuais) que serão base de cálculo do DSR.

Quando falamos em folha de pagamento, podemos entender que parametrizar é atribuir valor, referência, indicar os impactos, agrupar verbas, enfim, "dizer ao sistema" exatamente para que serve determinada verba e qual o resultado esperado no seu processamento.

Estas parametrizações não são feitas aleatoriamente, mas baseadas no que a legislação trabalhista e previdenciária estabelece, obedecendo rigorosamente aos ditames do fisco, dos acordos e convenções coletivas de trabalho, bem como estabelecendo os tipos de cálculos (considerando as regras específicas) que estão sendo considerados para aquela empresa.

Portanto, para se fazer uma boa parametrização é preciso, antes de mais nada, conhecer a lei, as normas complementares, acompanhar suas mudanças e entender qual o reflexo que determinada norma (trabalhista, previdenciária, saúde e segurança no trabalho, imposto de renda e etc.) possui sobre as verbas salariais que compõem a folha de salários.

Também é preciso conhecer o software que está sendo utilizado, uma vez que cada um possui nomenclaturas diferentes e interpretações distintas.

Como já abordado anteriormente, nenhum sistema informatizado é capaz de atender a todas as necessidades de determinada empresa. Assim sendo, cabe ao responsável pelo sistema e também pela área de recursos humanos, conhecer destas necessidades e incorporá-las ao software através da parametrização.

Basicamente o cadastro das verbas salariais de um sistema de folha de pagamento é composto por verbas de vencimentos ou proventos, verbas de descontos e verbas que compõem a base de cálculo para apuração de encargos sociais ou ainda, de simples referência estatística ou informativa, como horas afastamento, horas treinamento entre outras.

Uma verba salarial considerada provento, como o salário base, por exemplo, pode gerar incidência sobre verbas como INSS, IRF, FGTS, adicional de insalubridade, salário família, vale transporte, pensão alimentícia, adicional noturno, adicional de periculosidade, provisão de férias e 13º salário, entre outras dentre as quais o salário base faz incidência para sua apuração.

Por outro lado, uma verba salarial considerada desconto, como faltas, por exemplo, pode gerar também a incidência sobre verbas como INSS, FGTS, IRF e pensão alimentícia. Isto porque a incidência de faltas para apuração de outras verbas é bem menor do que o salário base ou as horas extras, que acabam refletindo no cálculo de um número elevado de outras verbas.

Deixar de estabelecer a incidência de faltas sobre a apuração do INSS pode contribuir para o cálculo (a maior) do INSS descontado do empregado, bem como a contribuição também a maior do valor a ser recolhido por parte do empregador.

Daí a importância de conhecer a legislação para uma adequada parametrização, já que o valor descontado de faltas do empregado deve ser abatido da base de cálculo para apuração do INSS ou do FGTS, pois faltas representa ausência ao trabalho. Se o empregado não trabalhou, não há que se falar em desconto de INSS e tampouco o empregador deverá contribuir sobre tal valor.

As mudanças na legislação como a não incidência de INSS sobre o aviso prévio indenizado, a não incidência de IRF sobre férias indenizadas entre outras, devem ser observadas para que os parâmetros destas verbas sejam alterados, de modo que a partir da alteração da legislação, o sistema passe a considerar ou não aquela verba para determinado tipo de desconto/contribuição.

Para se detectar tais divergências o resumo de uma folha de pagamento pode ser um meio prático e seguro, pois nele estará listado o valor total de cada verba. Se as faltas não estiverem parametrizadas para incidir na apuração do cálculo do INSS, por exemplo, pelo resumo da folha de pagamento poderá se detectar esta falha, pois no valor da base de cálculo do INSS apresentada no resumo não estará sendo abatido o valor das faltas.

Com o eSocial a correta parametrização é de vital importância, pois todos os recolhimentos serão feitos com base nas informações enviadas pelas empresas através do eSocial, e qualquer erro poderá acarretar o recolhimento indevido (a maior ou a menor) dos encargos sociais, bem como gerar multas por parte dos órgãos fiscalizadores.